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登記簿はオンラインで取得できる?取得方法や注意点を詳しく解説

不動産取引で必要な書類は複数あり、登記簿謄本や登記事項証明書はそのひとつです。これらは不動産の登記情報を確認するために必要であり、取引の前に事前に発行しておかなければなりません。

登記簿謄本の発行といえば、法務局とイメージする人は多いですが、実は登記簿オンライン発行という手段もあります。法務局でのオンライン発行などそれぞれの方法を知り、スムーズに必要書類を入手しましょう。

登記簿謄本の3つの取得方法

まず登記簿謄本を取得する方法を知っておきましょう。登記簿謄本取得の方法は、次の3つが挙げられます。

  • 登記所窓口で請求して窓口で受け取る
  • オンラインで請求して窓口で受け取る
  • オンラインで請求して郵送で受け取る方法がある

どの方法で発行しても問題ないため、自分にとって便利なものを選ぶことが大切です。また、登記情報をまとめたものは登記簿謄本や登記事項証明書と呼ばれますが、それぞれ内容は同じです。

紙ベースで管理している登記内容をコピーしたものが登記簿謄本で、データベースで管理している情報を印刷したものが登記事項証明書という違いに過ぎません。現在はデータ上で管理されているケースが多く、「登記簿謄本が必要=登記事項証明書を発行する」と考えてよいでしょう。

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登記事項証明書をオンラインで申請する方法

3つの取得方法のうち、2つはオンラインによる申請を行います。登記簿をオンライン申請する手順は、次の通りです。

  • 登記・供託オンライン申請システムにて申請者情報を登録
  • 証明書請求作業を行う
  • 交付方法を選択して手数料を納付する

普段扱わない書類のため難しいイメージを持ってしまいがちですが、手順さえ把握しているなら、申請は難しくありません。

登記・供託オンライン申請システムにて申請者情報を登録

まずは「登記・供託オンライン申請システム」にアクセスして、ユーザー情報を登録します。登記・供託オンライン申請システムは法務省の管轄となっているため、安心して利用できます。登録の際には自宅や会社の住所、連絡先といった情報入力し、登録料として300円が必要です。

また、法人登録だと740円、国や地方公共団体は560円と、登録料が若干異なります。登録完了後からシステムが利用でき、以降はログインするだけで使えるため、IDやパスワードは紛失しないようにしましょう。

登記・供託オンライン申請システム

証明書請求作業を行う

登録が完了した後は、サイトトップの画面左側にある「かんたん証明書請求」を選択します。IDとパスワードの入力を求められるため、これも入力して証明書請求メニューから「不動産」を選択しましょう。その後必要項目を入力した後、どの種類の登記事項証明書を取得するのかを選択します。

  • 全部事項証明書
  • 現在事項証明書
  • 一部事項証明書
  • 閉鎖事項証明書

登記事項証明書はこれら4つがあり、それぞれで記載事項が異なります。全部事項証明書は登記内容が全て記載されているため、基本的にはこれを使用することが多いです。現在事項証明書は現時点での登記情報のみが記載されており、抵当権など以前に抹消されたものの履歴は記載されていません。

一部事項証明書はマンションなど集合住宅で使用することが多く、同一不動産に権利者が複数いる場合に、自分の分の情報だけを取り出すために用います。

閉鎖事項証明書は現在事項証明書に記載されない、閉鎖された情報を記載したものです。それぞれ使用するシーンが異なるため、不動産会社でどの種類が必要なのか、事前に確認しておくとよいでしょう。

交付方法を選択して手数料を納付する

登記簿オンライン申請では、交付方法が窓口交付か郵送かの2つが選択できます。発行する書類を選んだ後はどちらかの交付方法を選択し、手数料の納付方法を選びましょう。納付方法は金融機関のインターネットバンキング、あるいはPay-easy(ペイジー)マークのあるATMが選択可能です。

窓口交付と郵送では1枚当たりの発行手数料が異なり、窓口交付は480円、郵送での交付は500円です。オンラインでの手続きで不明点がある場合は、「登記・供託オンライン申請システム操作サポートデスク」に相談するとよいでしょう。

サポートデスクはサイトからメールフォームで相談するか、電話による相談が可能です。電話番号は050-3786-5797で、月曜から金曜日の8時30分から19時までの受付です。

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登記事項証明書をオンライン以外で請求する方法

登記事項証明書は窓口による直接申請も可能であり、オンラインでの手続きなしで取得できます。また、申請のみオンラインで、取得は窓口という方法もあります。オンラインでの申請が難しいと感じたら、窓口で直接申請するとよいでしょう。

法務局の窓口で直接交付してもらう場合

窓口で直接申請する場合は、登記事項証明書を発行する不動産を管轄している法務局に行きましょう。窓口で「登記事項要約書・申請書」を記入して、提出して手数料を支払うことで登記事項証明書は取得できます。

書類の作成から提出、発行までは1時間程度かかることもあるため、時間に余裕を持っておくことが大切です。スムーズに進むかどうかは、素早く書類が作成できるか、窓口が混雑していないかに関係します。

オンライン申請して交付を窓口にする場合

申請を事前に済ませ、交付のみ窓口で行う場合はオンライン申請で必要な登記事項証明書の種類を選択します。この時交付方法で「窓口」を選ぶと、法務局での受け取りが可能となります。「郵送」を選択すると窓口交付ができないため、間違えないように注意しましょう。

登記簿をオンライン申請する4つのメリット

登記簿謄本(登記事項証明書)をオンラインで申請するメリットは、次の4つが挙げられます。

  • 窓口に出向く必要がない
  • 手数料が安い
  • 申請受付時間が長い
  • 閲覧のみなら無料

窓口での申請より便利な面が多いため、積極的な活用がおすすめです。

窓口に出向く必要がない

オンライン申請はパソコンやスマホで行えるため、法務局の窓口に出向く必要がなく、より気軽に書類を取得できます。

受け取り方法を窓口にする場合は出向く必要がありますが、郵送を選択するなら足を運ぶことなく必要書類を受け取れるのは大きなメリットでしょう。

手数料が安い

窓口での直接申請とオンライン申請では、オンライン申請のほうが手数料は安いです。窓口での直接申請だと1枚当たり600円の手数料がかかりますが、オンライン申請なら窓口交付で480円、郵送で500円です。より便利な郵送を選択したとしても、直接交付よりは100円費用を節約できます。

申請受付時間が長い

登記事項証明書の申請は受付時間が決まっており、窓口とオンラインではオンラインのほうが遅くまでやっています。

窓口での受付は平日の8時30分から17時15分までですが、オンライン申請なら8時30分から21時まで受け付けています。オンライン申請なら仕事が終わってからでもゆっくり申請ができるため、忙しい人でも利用しやすいでしょう。

閲覧のみなら無料

登記事項証明書の発行は「登記情報提供サービス」というサイトでも可能であり、このサイトでなら閲覧のみ無料で行えます。窓口を利用する場合は登記情報を確認するために書類を一部発行しなければなりませんが、登記情報提供サービスの一時利用なら、その必要はありません。

無料で閲覧できる情報は法的な効力はないため、プリントアウトしても使用できませんので注意してください。あくまでも個人での閲覧に限られますが、無料で情報を確認する手段があるのは、オンラインならではのメリットといえます。

参考:登記情報提供サービス

登記簿オンライン申請での4つの注意点

便利でメリットも多い登記簿オンライン申請ですが、利用時には次の注意点があることを覚えておかなければなりません。

  • 正確な住所が必要(省略不可)
  • 交付までの日数を把握しておく
  • 不動産関係で必要な場合
  • ブラウザがInternet Exploreのみの対応

オンライン申請で失敗しないためにも、注意点は正しく把握しておきましょう。

正確な住所が必要(省略不可)

登記事項証明書を発行するには該当不動産の正確な住所が必要であり、これは省略できません。注意が必要なのは実際の住所と登記上の住所が異なる場合で、それぞれの情報が違っているケースは多いです。

所在地ではなく登記登録されている住所が必要なため、権利書や固定資産税の通知書などで、正確な住所を確認しておかなければなりません。

交付までの日数を把握しておく

オンライン申請は、受け取りの方法を窓口と郵送のどちらにするかで、交付までの日数が異なります。窓口受け取りなら、時間さえ合えば即日発行が可能です。対して郵送の場合は、申請してから送られてくるまでに1~3日程度かかります。

申請するタイミングや郵便の状況によって日数は多少前後するため、最低3日程度は余裕を持って取得するようにしましょう。直近で必要な場合は、窓口で直接申請して交付してもらうほうが素早く、確実でもあります。

不動産関係で必要な場合

不動産取引で登記事項証明書が必要な場合は、必ず発行手数料を支払って正式な書類を発行してもらいましょう。登記情報提供サービスのサイトではオンライン上で登記情報が確認できますが、これをプリントアウトしても実際の不動産取引では使用できないため注意が必要です。

また、登記事項証明書は種類ごとに記載内容が異なるため、どれが必要かも確認しておかなければなりません。取引の性質と登記事項証明書の記載内容が合わないと、再度取得し直しとなるため注意が必要です。

ブラウザがInternet Exploreのみの対応

登記簿オンライン申請が可能なのはWindowsのみで、Mac OSは対応していません。また、WindowsでもブラウザはInternet Exploreのみ対応しており、その他のブラウザは使用できないため注意が必要です。

ブラウザのバージョンも「Internet Explorer 11」が推奨されているため、古いバージョンを使っているならアップデートしておかなければなりません。

登記手続きなど不動産売買に関する相談先は一括査定サイトで見つけよう

不動産売買で登記手続きが必要な場合は、手続きや取引の内容を相談できる、信頼度の高い不動産会社を見つけることがおすすめです。登記に関する相談は司法書士にもできますが、売買を行うなら不動産会社に相談したほうが手続きはスムーズに進められます。

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オンライン請求で便利に手続きしよう

不動産取引に必要な登記事項証明書は、法務局の窓口で発行するだけではなく、オンラインで申請し、交付できます。

窓口での受け取りだけではなく、郵送受け取りも可能なため、忙しい人にもおすすめです。便利な方法で登記事項証明書を取得して、スムーズに不動産取引を行いましょう。